Scolaris Finanzen

Damit fakturieren Sie alle in Scolaris verwalteten Leistungen

mit Scolaris Basic Grundmodulen erhältlich

In Scolaris geführte Angebote wie Betreuung, Musikunterricht, Kurse, Raumvermietung oder Schulmaterialien und Lager können Sie mit dem Modul Finanzen verrechnen und Zahlungseingänge prüfen. Sie haben bereits eine Buchhaltungssoftware? Kein Problem! Mittels Schnittstelle zu Ihrem Programm können Sie die Debitorendaten aus Scolaris direkt an Ihr Programm übergeben.

Um Rechnungen aus den diversen Scolaris Modulen zu erstellen, benötigt es das Modul Finanzen. In diesem werden sämtliche Einstellungen für die elektronischen Einzahlungsscheine, E-Bill oder QR-Rechnungen vorgenommen. Zudem befindet sich in diesem Modul die in Scolaris integrierte Debitorenverwaltung.

Fakturieren und Mahnen nach Ihren Bedürfnissen in Ihrem Layout

Mit dem Modul Finanzen können Sie Rechnungen automatisiert aus allen Modulen von Scolaris erstellen. Seien das Lagerbeiträge an ganze Klassen oder Materialgeld an einzelne Eltern, Musikschulrechnungen eines ganzen Semesters oder die Elternbeiträge der schulergänzenden Betreuung gemäss der von der Schule definierten Rechnungsperiode. Ebenfalls können Sie die vermieteten Räume an externe Organisationen in Rechnung stellen.

Die Rechnungen inkl. elektronischem Einzahlungsschein können wir Ihrem Layout und Schuldesign anpassen. Nachdem Sie eine Rechnungsvorlage erstellt haben, können Sie Rechnungen mittels Knopfdruck generieren.

Übersicht über Debitoren

Nach der Rechnungsstellung sehen Sie die Debitorendaten übersichtlich dargestellt. Sie können die Zahlungen elektronisch einlesen und dadurch nach bereits bezahlten Rechnungen filtern. Das Modul Finanzen hält Sie so auf dem aktuellen Stand über die offenen Rechnungsposten und lässt Sie diese unkompliziert und schnell mahnen, wobei Sie die Mahntexte mit Ihren eigenen Texten personalisieren können.

Gutschriften können Sie einfach elektronisch von der Post oder Bank einlesen. Zudem bietet Ihnen dieses Modul eine integrierte Budget- und Finanzkontrolle sowie eine Entschädigungsverwaltung.

Schnittstelle zu Ihrem bestehenden Buchhaltungsprogramm

Die Daten im Modul Finanzen können zur Debitorenbewirtschaftung mittels Schnittstelle auch in Ihr bestehendes Buchhaltungsprogramm z.B. VRSG, SAP, Abacus oder Sage übertragen werden. Zudem können Sie selbstverständlich diverse Auswertungen und Druckberichte generieren wie beispielsweise Rechnungs- und Mahnungsprotokolle, Debitoren- und Gutschriftenlisten, Buchungsbelege und -journale sowie Fakturakopien.

Die Hauptfunktionen des Moduls Finanzen

  • Automatische VESR oder QR-Rechnungserstellung für Einzelne oder Gruppen für sämtliche in Scolaris geführten Angebote aus allen Modulen

  • Rechnungen mit individuellem Rechnungskopf und in Ihrem Schuldesign

  • Automatisierte Erstellung der entsprechenden Rechnungen aus allen Modulen

  • Einfaches Erstellen von Mahnungen, Fakturakopien, Buchungsbelegen, Debitoren- und Gutschriftenlisten

  • Integrierte Debitorenverwaltung mit einfachen Filtern

  • Einlesen von elektronischen Zahlungsfiles mit automatischem Abgleich der Debitoren

  • Benutzerfreundliches Mahnwesen mit individueller Texteingabe

  • Debitoren exportierbar zur Übermittlung an diverse Programme zur Finanzverwaltung (z.B. VRSG, SAP, Abacus, GeSoft, GemoWin, Sage)

  • Integrierte Budget- und Finanzkontrolle sowie Entschädigungsverwaltung

Modern fakturieren mit der QR-Rechnung

Im Rahmen der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs wurde im Sommer 2020 die QR-Rechnung eingeführt. Mit Scolaris können Sie ab sofort auf die QR-Rechnung umstellen und so Ihre Rechnungen auf modernste Art versenden.

Vorteile der QR-Rechnung für Sie als Rechnungssteller

  • Sie zeigen damit, dass Sie auch beim Zahlungsverkehr aktuell und modern unterwegs sind.

  • Die QR-Rechnungen können Sie auf weisses, perforiertes Papier ausdrucken. D.h. Sie müssen sich künftig nicht mehr um die Bestellung vorbedruckter Einzahlungsscheine kümmern.

  • Rechnungsempfänger sind Ihnen dankbar; denn sie können den QR-Code ganz einfach mit dem Smartphone, Tablet oder PC einscannen und bezahlen ohne mühsames Abtippen von Konto- und Referenznummern.

  • Der Rechnungsempfänger hat die Wahlfreiheit bei der Bezahlung Ihrer Rechnung: Überweisung mittels E-Banking, mobile Banking, TWINT, eBill oder am Schalter.

Sobald Ihre Schule das erforderliche Setup installiert hat, können Sie unter den Fakturavorgaben alle nötigen Informationen eingeben. Sie entscheiden pro Fakturavorgabe, ob Sie die Rechnung mit QR-Code generieren oder nicht: Zum Beispiel stellt Ihre Musikschule auf die moderne QR-Rechnung um, für die Betreuung werden aber noch herkömmliche Einzahlungsscheine verwendet.

Was muss ich tun, damit ich die QR-Rechnung nutzen kann?

Grundvoraussetzung ist, dass Sie das Scolaris Modul Finanzen im Einsatz haben. Ist diese Voraussetzung erfüllt, gelangen Sie mit diesen fünf Schritten zur QR-Rechnung für Ihre Debitoren.

  • Bestellung: Sie melden sich bei uns unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder telefonisch unter +41 62 832 60 32 und bestellen den Zusatz «QR-Rechnung».

  • Setupinstallation: Wir installieren auf jedem Computer, auf welchem QR-Rechnungen gedruckt werden, das QR-Code Setup.

  • Einführung: Wir zeigen Ihnen, wie Sie die QR-Rechnung mit Scolaris einsetzen und definieren gemeinsam mit Ihnen die nötigen Felder. Neu benötigen Sie eine QR-IBAN, welche Sie von Ihrer Gemeinde oder Ihrem Finanzinstitut erfahren. Die ESR-Referenznummern können Sie weiterhin verwenden (QR-Referenz).

  • Testlauf mit Bank oder Post: Vor dem ersten richtigen Rechnungslauf überprüfen Sie bitte mit Ihrem Finanzinstitut Ihre aus Scolaris erstellten QR-Rechnungen. Dies ist wichtig, damit Sie so unnötige Bank-/Postgebühren vermeiden.

  • Loslegen: Sie erstellen Ihre QR-Rechnungen und versenden diese per Post oder Serienmail an Ihre Debitoren.

Hauptsitz Aarau

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Bleichemattstrasse 2

5000 Aarau

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